できる人の仕事術『メモを取り、よく読み返し、メモを使って話す』

3月から、アルバイトとして内定先の業務に関わることになりました。社長から僕に手渡されたのが『入社1年目の教科書』という本でした。1年ほど前に読んだときとは打って変わって、業務をしながらだと納得具合が違います。シーンが頭に映像で浮かび上がり、より実践的な知識に変わりました。その最たる例が、「メモ」です。

メモは自分が忘れないために、素早く、シンプルに書け。

仕事を始めるにあたって、上司から、まずはメモの取り方を教わりました。と、いうのも、僕のメモの取り方がトロかったからです。「丁寧に書くんじゃない。自分がすべきことを忘れないための、キーワードを残すんだ。」と。上司のメモは、僕が読んでも理解できません。しかし、本人が目を通せば、何をすべきかが見えてくるそうです。

人は、一度にいくつものことを覚えておけません。必ず忘れます。だから、まずはメモをとるのです。

また、与えられたミッションを、行動ベースまで細分化しなければ、進められません。だからメモをとり、いろんな視点からアプローチするのです。

紙に書いてみると、記憶に強く残っている。

100個も200個もあれば、メモを取ったとしても忘れてしまうでしょう。しかし、ハッキリとは覚えていなくとも、「あ、メモをとった気がする…!」というように、メモを取ったことを覚えています。

ときには、ふとした疑問に記憶がリンクし、思いがけないアイディアが生まれるのです。この化学反応は、メモを取ったからこそ起こります。とにかく紙に書いてみることが大切なのです。

空き時間や移動中に読み返せば、記憶が定着する。

メモをとるだけでなく、読み返すことで定着率は倍加します。『入社1年目の教科書』には、次のように書かれていました。

仕事中に取ったメモを読み返し、新たに気づいたことがあれば、メモに書き込んでいきます。そして、あとからもう一度その内容を読み返します。そうすることで、気づきや学びを定着させることができます。

なるほど、確かにです。メモを読み返してみると、思考が刺激され、新たな気づきが生まれることが多々あります。アイディアの創出、記憶の定着、メモを読み返すことは、一石二鳥になるのです。

TwitterやFacebookを見る時間のうち、5分をメモに回しましょう。それだけでも変わります。まずは小さく変えることからはじめ、徐々に影響力を広げていくのです。すると、メモを取るスキル、読み返すスキル、新たな気づきを得るスキル、などが磨かれます。

メモを見せながら話せば、準備を評価され、よく伝わるから一石二鳥。

最後に、メモは相手に伝える際にも役立つことを紹介します。

予習をする際、仮説まで考えたら、それを紙に書いてください。質問をするときには、その紙を上司や先輩に見せながら行ってください。若者が「質問が3つあります」と言いながらメモを出したら、彼がしっかり準備をしたうえで質問に来ているという印象を持たれます。自分の行動を相手に知らしめるうえでも、効果的な行為だと思います。
入社1年目の教科書

何も持たずに質問にうかがうのは、どんなに準備をしてきたとしても、やはり努力は伝わりません。目的は上司の評価を得ることではありませんが、「自分の思考を整理し、伝わりやすくするため」に書いたメモで評価されるのであれば、やる価値はあるでしょう。

どんなに優れた質問であっても、相手に性格に伝えるには、視覚と聴覚とのダブルパンチが有効だということです。五感を通した刺激は、脳での理解を助けます。

だから、メモの手間を惜しんではいけません。そんなキレイに書く必要もないですから、積極的に利用すべきです。

メモを活用し、仕事ができる社会人になろう。

僕はまず、自分流の、メモを書くスタイルの確立を目指します。バラバラに書いてしまい、後で自分が見なおしても見づらいからです。これでは、メモの魅力が半減してしまっている気がします。

「メモするスキル」が、しばらくのテーマになりそうです。積極的に活用し、少しでも早く、社会に価値を提供できるようになります!